Аудит системы управления: определение и методы проведения
Аудит системы управления – детальная оценка всех или нескольких составных частей организации, предназначенных для выработки и осуществления управляющих воздействий.
Аудит системы управления предназначен для получения достоверного представления о способности системы управления организацией:
- оценивать изменения во внутренней и внешней среде организации,
- определять тенденции этих изменений,
- вырабатывать на их основе обоснованные цели,
- вырабатывать и осуществлять точные управляющие воздействия на составные части организации для эффективного достижения поставленных целей.
Одной из ключевых задач управления является обеспечение долгосрочной конкурентоспособности организации. Высочайшая эффективность в принятии и осуществлении краткосрочных решений может быть сведена на нет ошибками в долгосрочных приоритетах развития и способах их достижения. Именно в долгосрочном контуре управления организациями закладываются характеристики операционного управления.
В связи с этим первоочередной задачей оценки системы управления становится не эффективность оперативного управления или микро-менеджмента, а качество принятия и реализации стратегических решений.
Экспресс-тест качества системы управления компании
Рекомендуем быстро оценить качество управления в вашей компании. Это поможет учесть ваши особенности и получить максимум практической пользы от чтения.Чтобы получить Strategium IQ:
1. Ответьте на вопросы теста.
2. Ознакомьтесь с краткой расшифровкой результатов.
3. Получите детальные пояснения каждого параметра.
Совокупность деятельности по управлению долгосрочной конкурентоспособностью компании является стратегическим управлением, а элементы организации, которые входят в этой контур управления, формируют систему стратегического управления. С подробными определениями понятий стратегического управления вы можете ознакомиться в уроке нашего бесплатного курса по стратегическому управлению.
Таким образом, если организации необходимо провести аудит системы управления, то сначала нужно провести оценку системы стратегического управления. Тонкости этой работы и методы её проведения мы раскрываем в этой статье.
Аудит системы управления как элемент стратегического менеджмента
Прежде, чем раскрывать тему далее, я хотел бы остановиться на одном важном уточнении. Дело в том, что помимо понятия аудита системы стратегического управления, есть понятие аудита стратегии развития компании. Не все понимают разницу между этими важными составляющими стратегического менеджмента.
Аудит стратегического управления – это анализ системы управления компании с точки зрения эффективности достижения стратегических целей, который анализирует:
- эффективность работы стратегического контура управления компании,
- стратегическую сфокусированность организации,
- способность организации создавать стратегии,
- способность организации успешно реализовывать стратегии.
Аудит стратегии развития – это анализ конкретного стратегического выбора компании и формализованных путей его достижения, отражённых в виде формального планового документа (стратегии развития). Такой аудит является лишь одним из многих действий, которые регулярно происходит в развитой системе стратегического управления. Результаты такого аудита определяют, насколько успешно конкретная стратегия развития организации реализовывается и не требуется ли внести изменения.
Как вы понимаете, стратегия развития является составной частью, вернее, результатом одного из этапов стратегического управления и одновременно руководящим документом для процессов реализации стратегии. Таким образом, аудит стратегии развития оценивает результат работы системы, для оценки которой предназначен аудит системы стратегического управления. Объекты и методы анализа данных типов оценки значительно различаются.
Зачем нужен аудит системы стратегического управления
Обычно ни у кого нет сомнений в необходимости проконтролировать предыдущую технологическую операцию перед выполнением следующей, или в необходимости эпизодического контроля выполнения того или иного поручения сотрудником. Но почему-то считается, что стратегия организации реализовывается сама собой и никакой аудит процесса и инструментов её реализации не нужен.
К сожалению, это не так.
Обычно у каждого элементарного решения или действия внутри организации существует определенное ответственное лицо. В то же время реализация стратегии обычно зависит от множества действий большого количества сотрудников. Это приводит к тому, что персональная ответственность за реализацию стратегических целей размывается.
Грамотные стратегии организаций создаются таким образом, что у каждой её составляющей имеются не только сроки, но и ответственные. В такой стратегии есть чёткая последовательность и чёткая взаимосвязь между планируемыми результатами деятельности и их влиянием на реализацию стратегии.
В такой стратегии есть довольно сложная логически обоснованная система целей, задач, действий и результатов. Успешность реализации такой стратегии сложно оценить одной строкой в отчете, особенно тогда, когда мы находимся в середине пути. Поэтому оценку качества управления желательно интегрировать в систему управления компании в виде регулярного процесса.
В нашей системе процессно-ориентированного стратегического управления эту роль исполняет модуль мониторинга стратегии (последний столбец периодической системы стратегических элементов Рыцева), цель которого – дать менеджменту описание основных подходов к оценке успешности реализации стратегии.
Периодическая система стратегических элементов Рыцева
Скачать периодическую систему стратегических элементов в высоком разрешении.
Обычно модуль L создается на основе сбалансированной системы показателей (Balanced Scorecard). Внедрять такую систему нужно аккуратно и правильно. В этой статьей описываются основные проблемы систем управления, функционирующих на основе методологии BSC (Balanced Scorecard).
Нужно ли проводить аудит системы управления, если нет стратегии развития
Аудит системы управления можно проводить вне зависимости от разработанной стратегии компании. Более того, мы рекомендуем сделать такую оценки до начала разработки новой стратегии компании. В ходе аудита могут выявиться проблемы, которые будут препятствовать реализации стратегических целей компании. Решение этих проблем целесообразно включить в новую стратегию.
Оценка системы управления не сводится к аудиту стратегического планирования. Это было бы слишком узкой задачей. Аудит системы управления делается в первую очередь для того, чтобы облегчить достижение целей, настроить организационную и другие структуры компании на реализацию стратегии, грамотно и точно распределить необходимые ресурсы и, в конечном счете, повысить конкурентоспособность компании на рынке.
Если вы уже оценили вашу компанию с помощью нашего экспресс-теста качества системы управления, то мы рекомендуем ознакомиться с описанием полноценного аудита системы стратегического управления.
Эту работу необязательно заказывать у консультантов, вы можете провести такой аудит самостоятельно или с помощью внутренней команды. Специально для этого мы разработали проектно-образовательную программу по аудиту системы управления, состав опций которой вы можете видеть ниже.
Вся подробная информацию по аудиту системы стратегического управления, включая примеры отчётов по результатам аудита содержится в этой программе. А теперь мы подробнее остановимся на оценке стратегического выбора компании или аудита стратегии.
Определение аудита стратегии
Аудит стратегии развития – это анализ стратегического выбора компании и формализованных путей его достижения.
В ходе стратегического аудита оценивается реальное направление развития организации, которое сравнивается с расчетной траекторией, сформированной в ходе разработки стратегии развития.
Оцениваются не только результаты работы компании в целом или результаты отдельных стратегических проектов, но и успешность адаптации систем управления под потребности стратегии и обеспечение ресурсами. Оценивается и соответствие уже принятой стратегии существующим на момент аудита внешним условиям, включая конкуренцию и экономическую ситуацию.
Таким образом, стратегический аудит оценивает как внешние, так и внутренние аспекты реализации стратегии развития. Это очень похоже на саму разработку стратегии, не так ли? Как уже говорилось ранее, эта работа входит в стандартные подходы по разработке стратегии, поэтому аудит призван оценить качество применённых подходов.
Поэтому стоит рассматривать стратегический аудит как инструмент корректировки стратегии развития компании. Чтобы выполнить цели стратегического аудита, необходимо понять, насколько изменилась внешняя среда и какие конкретно изменения должна отразить актуальная стратегия организации, чтобы грамотно учесть эти изменения. Этот этап можно назвать оценкой внешней среды.
Оценка качества внешнего анализа при стратегическом аудите
Цель коммерческой деятельности состоит в получении прибыли через удовлетворение спроса потребителей на товары или услуги. В условиях конкуренции задача усложняется тем, что потребители, их предпочтения, действия конкурентов и регуляторов очень динамичны.
Поэтому возникает потребность в постоянных изменениях и улучшениях деятельности и необходимость трансформации самой организации, подстройке её работы под изменяющиеся внешние условия.
Без четкого и последовательного плана изменений, такая сложная работа не может быть выполнена эффективно.
Стратегический аудит можно проводить после принятия стратегии. Необходимо разобраться, насколько деятельность компании соответствует новым требованиям окружающей среды и представлениям о возможных действиях конкурентов и регуляторов в новых условиях.
Возможные выводы из такого анализа:
- Всё идёт в соответствии с планом.
- Стратегия не соответствует новым изменившимся условиям.
- Действия по реализации не соответствуют стратегии.
Чтобы сделать такие выводы, необходимо проанализировать внешнюю среду по следующим направлениям, влияющим на реализацию стратегии:
- экономические факторы,
- политические факторы,
- решения регуляторов,
- отраслевые тенденции,
- технологические факторы,
- заменители продукции и услуг,
- новые игроки на рынке и другие факторы.
Обычно анализ этих факторов происходит в рамках PESTLE-анализа и является неотъемлемой частью работы, как при разработке стратегии, так и при стратегическом аудите.
Следующим этапом является подробный анализ отраслевой специфики компании, анализ конкурентов и потребителей. Здесь могут использоваться методы, позволяющие оценить ключевые составляющие бизнес-модели компании, её конкурентов и особенности взаимоотношения компании с потребителями и контрагентами.
Обязательно анализируются технологическая компонента отрасли, т.к. основные сдвиги в бизнес-моделях или возникновение новых бизнес-моделей происходят на основе внедрения новых технологий производства или развития технологий коммуникаций между потребителями и бизнесом.
Детализацию внешнего анализа можно продолжать, включая в него изучение целевых клиентских сегментов, характеристик товаров и услуг и многое другое. Это помогает лучше понять внешнюю среду и грамотнее планировать деятельность.
Но, как правило, в ходе стратегического аудита необходимо получить укрупненную картину, оставив детали для очередной итерации по разработке стратегии. Поэтому самое время перейти к анализу внутренних факторов реализации стратегии.
Внутренний анализ при стратегическом аудите
Внутренний анализ заключается в оценке состояния организационных, управленческих, ресурсных и других факторов деятельности компании в контексте их эффективности при реализации принятой стратегии организации.
Как мы уже говорили, вероятность реализации стратегии зависит от множества внутренних по отношению к организации факторов.
Чем более продуманными будут изменения различных слоев предприятия (процессный, культурный, организационный и другие) и их адаптация на реализацию стратегии, тем меньше сюрпризов ожидает нас на этом пути и тем больше вероятность того, что стратегия организации будет реализована.
Мы должны добиться того, чтобы все внутренние системы и структуры поддерживали реализацию стратегии, и были соответствующим образом адаптированы. Это заключается не только в перераспределении внимания менеджмента, например, через коррекцию системы принятия решения. Должны быть задействованы и другие, более долговременные факторы. Такие как культурный и процессный слои организации, оказывающие непосредственное влияние на вероятность реализации стратегии.
Именно эти факторы оказывают значительное влияние на то, что очень малая доля организаций полностью реализовывает свои стратегии. Чтобы управлять этими внутренними аспектами реализации стратегии, организация должна выделять определенные интеллектуальные ресурсы менеджмента на изучение таких внутренних структур предприятия, как бизнес-процессы, динамические способности, организационный дизайн, интеллектуальные ресурсы, корпоративная культура и других.
Что мы должны получить по результатам проведения стратегического аудита?
По результатам стратегического аудита мы должны получить ответы на следующие вопросы:
- Является ли стратегия организации правильной?
- Всё ли верно делает менеджмент и сотрудники компании для реализации стратегии?
- Какие дополнительные тенденции необходимо учесть в нашей стратегии?
Ответив на эти вопросы, мы должны предпринять необходимые действия для того, чтобы адаптировать компанию и ее стратегию к новым условиям.
При этом мы должны добиваться фокусирования всей деятельности организации на стратегию и применять сквозное планирование, при котором стратегия должна отражаться в функциональных планах подразделений и личных планах сотрудников.
Фактически, стратегический аудит должен являться неотъемлемым элементом стратегического управления. Каждая компания должна интегрировать этот процесс в систему управления так, чтобы совокупность действий по стратегическому аудиту самопроизвольно запускалась при наступлении каких-либо важных внешних или внутренних событий.
Способность своевременно адаптировать свою деятельность при изменениях внешних и внутренних факторов является одной из ключевых способностей организации для обеспечения ее долгосрочного экономического успеха. Это одна из динамических способностей организации.
Хорошо, когда стратегический аудит периодически делается в компании, но еще важнее, чтобы данная процедура была интегрирована в управленческие процессы предприятия, что возможно только при внедрении системного процессно-ориентированного стратегического управления.
©Дмитрий Рыцев - автор является основателем проектов Strategium.Space и NooSphereum и специализируется на стратегическом управлении в своей научной и деловой деятельности.Если вам понравилась статья, не забудьте поделиться с коллегами
Комментарии