6. Cтратегическая сессия: как подготовить, провести и оформить итоги

Стратегическая сессия — это особый вид взаимодействия коллектива организации, нацеленный на управление стратегическим развитием и включающий совместное проведение стратегического анализа, выработку решений, целеуказание и планирование.

Стратегическая сессия обычно проводится в виде совещания руководителей. Также есть варианты децентрализованных стратегических сессий, разнесённых в пространстве и во времени. Такой достаточно эффективный и структурированный вид взаимодействия между руководителями можно встроить в систему управления компанией в качестве регулярной части управленческих процессов.

Хотя стратегические сессии объединяются процессом стратегического анализа, разработки и мониторинга стратегии, внутри этого процесса могут существовать разные задачи. Однако способы подготовки и проведения стратегической сессии обычно не зависят от темы.

Ниже представлена типовая структура работы в рамках стратегической сессии. Этот подход применяется к каждой стратегической сессии, которую мы будем проводить в рамках этого курса.

стратегическая сессия как провести

Для того, чтобы вы могли провести стратегическую сессию эффективно и получить наилучшие результаты нужно очень внимательно подойти к его подготовке. Лучше всего, если предлагаемый в этом уроке подход будет встроен в процессы управления вашей компании.

Так как процесс подготовки и проведения стратегической сессии очень хорошо структурирован, то не составит большого труда встроить порядок проведения стратегической сессии в существующие регламенты. Однако, эта работа является лишь одним из этапов внедрения системы стратегического управления. Как это делать детально изучается в практикуме по внедрению систем стратегического управления.

Для гостей этого открытого урока курса по разработке стратегии рекомендуем пройти специальный экспресс-тест системы управления. Если уже проходили, то продолжаем урок после теста.

Экспресс-тест качества системы управления компании

Рекомендуем сначала быстро оценить качество управления в вашей компании. Это поможет учесть ваши особенности и получить максимум практической пользы от чтения статьи.
Значение Strategium Space Score (SSS) рассчитывается на основе 20 критериев и характеризует качество системы стратегического управления вашей компании. Чтобы получить значение SSS:
  1. Ответьте на вопросы теста*.
  2. Ознакомьтесь с краткой расшифровкой результатов.
  3. Для подробной расшифровки оставьте email.
*Мы не храним результаты оценки (тест анонимный).
Сохраните результаты и укажите email для их детальной расшифровки.
 

Как проводится стратегическая сессия и какие этапы она включает

Итак, как показано на схеме выше, каждая стратегическая сессия должна включать в себя следующие этапы:

  1. Выбор темы стратегической сессии в зависимости от этапа процесса разработки стратегии.
  2. Разработка методологии проведения сессии, т.к. универсальные методы необходимо адаптировать под специфику вашей рабочей группы.
  3. Обучение каждого члена команды.
  4. Планирование стратегической сессии и постановка задачи каждому участнику рабочей группы.
  5. Проведение стратегической сессии.
  6. Оформление и согласование результатов стратегической сессии.
  7. Корректировка методологии проведения сессии.
  8. Адаптация системы управления и регламентов по результатам проведения стратегической сессии.

Обращаю особое внимание на пункты 7 и 8. Несмотря на то, что они являются последними в этом списке, это важнейшие элементы создания и совершенствования эффективной системы стратегического менеджмента.

Теперь подробно рассмотрим, как нужно выполнять некоторые этапы работ типовой стратегической сессии.

Выбор темы и разработка методологии проведения стратегической сессии

В рамках нашего курса мы действуем в рамках уже разработанной методологии. Поэтому эта работа уже проведена и оформлена в виде инструкций и методик проведения стратегической сессии по каждому этапу разработки стратегии развития. Вам необходимо внимательно изучить все методические материалы, видео, примеры и шаблоны, прилагаемые к уроку по конкретной стратегической сессии и уточнить требования к сотрудникам, которые будут участвовать в работе.

В некоторых случаях могут понадобиться корректировки. Дело в том, что в уроках даются стандартные схемы, которые применимы в большинстве случаев. Но иногда требуется адаптировать стандартную методологию проведения сессии под специфику компании, рабочей группы или конкретных участников.

Поэтому вы можете вносить корректировки в методические материалы. Особенно это актуально в ходе проекта внедрения системы стратегического управления. Главной целью этого проекта в отличие от этого практикума является не разработка стратегии, а внедрение регулярного стратегического менеджмента.

В этом случае очень важно адаптировать стандартные методологии под конкретную компанию. В нашей программе обучения есть специальный практикум по внедрению системы стратегического управления, который входит в проектно-трансформационную программу по модернизации систем управления компаний.

Стратегическая сессия: обучение команды и постановка задачи

После изучения методической документации вы будете понимать состав работ и требуемые для этого компетенции. Если у кого-то из участников работы будет недостаточно квалификации, то необходимо провести обучение. Это можно сделать с использованием материалов практикума и приложений к урокам.

Данный практикум создан для того, чтобы стратегию развития компании смог разработать один человек и даже без специального образования. Поэтому проблем с обучением участников рабочей группы быть не должно. Вам необходимо определиться с составом рабочей группы, обучить участников и подготовить их к выполнению работы в рамках стратегической сессии.

Состав команды от спринта к спринту может несколько изменяться, однако костяк команды должен пройти весь процесс от начала до конца.

Чтобы было понятнее содержание этого урока, я выложу закрытое видео из урока по проведению стратегической сессии по расширенному-SWOT-анализу. Если вы обучаетесь на курсе, то смотреть это видео не обязательно. Лучше ознакомиться с ним в соответствующем уроке.

А гости этого открытого урока могут составить представление, как можно подготовить стратегическую сессию по одному из этапов разработки стратегии.

Больше видео можно посмотреть в нашем youtube-канале.

Стратегическая сессия: как планировать

На основе материалов урока и прилагаемых шаблонов вам нужно будет создать план проведения стратегической сессии. В карточке каждой стратегической сессии вы найдёте необходимую для планирования сессии методическую информацию. Остаётся только создать план и согласовать его с членами рабочей группы.

При необходимости может потребоваться пояснить стоящую задачу, ответить на вопросы и внести корректировки в план. Изменения могут быть вызваны спецификой компании, уровнем подготовки членов рабочей группы, доступным временем для организации каждой стратегической сессии и другими факторами.

План стратегической сессии может состоять из нескольких строчек, а может быть целым сценарием. Всё зависит от количества участников стратегической сессии, её задач и требуемых результатов.

стратегическая сессия и её план

Если вы представите план предстоящей на сессии работы в подобном виде, то всем участникам будет понятнее, чем они будут заниматься.

Разошлите необходимую методическую информацию, чтобы люди еще подробнее узнали о предстоящей работе и подготовились. В этом случае на стратегической сессии вы больше времени потратите на продуктивную работу, чем на восполнение пробелов в знаниях некоторых членов команды.

Стратегическая сессия: как провести и получить результат

Вся информация о том, как провести стратегическую сессию по определённой теме есть в специальной карточке, прилагаемой к соответствующему уроку. Вид этой карточки показан на рисунке ниже. Всё, что нужно сделать это прочитать карточку и выполнить все пункты заданий, которые там указаны.

В карточке стратегической сессии есть следующие разделы:

  1. Определение и назначение метода, который используется в стратегической сессии.
  2. Цель работы.
  3. Место данной сессии в процессе разработки стратегии развития.
  4. Перечисление применяемых методик и инструментов.
  5. Рекомендуемый состав рабочей группы.
  6. Исходные данные, используемые для стратегической сессии, и их источники.
  7. Список последующих этапов, на которых результаты данной стратегической сессии будут использоваться.
  8. Содержание и порядок проведения стратегической сессии.
  9. Краткое описание результатов, которые должны получиться в итоге, и форма их представления.

Ваша задача состоит в том, чтобы выполнить все перечисленные задания в соответствии с карточкой сессии. Это можно делать в составе команды или самостоятельно.

В приложении к данному уроку есть пример плана стратегической сессии в формате PowerPoint. Такой шаблон можно использовать для планирования подобных мероприятий. Ваши планы могут быть проще или сложнее, в зависимости от масштабов вашей компании и проекта по разработке стратегии.

Более детальные методологии проведения конкретной сессии и специфическая для проведения работ по этапу документация находятся в приложении к соответствующим урокам.

Как отслеживать работу в рамках стратегической сессии?

Чтобы убедиться, что подготовка и работа в рамках стратегической сессии проводится правильно, рекомендуется осуществлять пошаговую проверку выполненных операций. Это можно делать двумя способами.

1. Отслеживание прогресса через карточку

Перед началом работы можно распечатать карточку спринта и отмечать на ней проведённые работы. После выполнения всех работ в рамках спринта у вас должно получиться что-то подобное.

Ниже представлена типовая карточка по проведению стратегической сессии, в рамках которой вам предстоит сгенерировать так называемые протостратегии. Как видите, здесь есть вся необходимая информация для планирования и проведения сессии по расширенному SWOT-анализу. Необходимая методическая информация есть в тексте и приложениях к соответствующему уроку.

стратегическая сессия по расширенному SWOT-анализу

Карточка стратегической сессии позволяет наглядно видеть, что требуется для подготовки, проведения и оформления результатов стратегической сессии.

Отслеживание прогресса через Scrum-доску

Если вы будете использовать так называемую дорожную карту по разработке стратегии (данный инструмент предоставляется слушателям курса бесплатно, ссылка находится в уроке по Scrum), то технология немного другая. В данном случае вы используете систему Trello с заранее заготовленными этапами, которые нужно пройти во время нашего практикума.

Прогресс продвижения каждой стратегической сессии и практикума в целом можно отслеживать и отмечать в соответствующей электронной карточке. Вы просто отмечаете выполненные работы галочкой и приступаете к следующему этапу.

стратегическая сессия и её план

Это удобно при работе в команде, т.к. вы можете сделать scrum-доску общей.

Стратегическая сессия: оформление и согласование результатов

Оформите результаты в соответствии с прилагаемыми к уроку шаблонами и примерами.

Окончание каждой стратегической сессии по методологии Strategium Space Scrum должно заканчиваться существенным приростом содержания стратегии. Это означает, что рабочая группа полностью выполнила необходимые работы, провела необходимый анализ, мозговой штурм и оформила результат своего труда в виде документа.

Результатом могут быть отдельная полноценная часть стратегии или отдельный стратегический документ, например, разработанная и проанализированная бизнес-модель. Всё это должно быть готово к использованию на последующих стратегических сессиях.

Поэтому после каждой сессии проводится специальная встреча или дистанционное совещание для согласования или утверждения результатов. На этой встрече команда, заказчики и кураторы проектов:

  • оценивают то, что было сделано,
  • решают, насколько это соответствует ожиданиям.
  • возможно ли утвердить полученные результаты, чтобы использовать их для последующей работы.

Представьте результаты для согласования и утверждения руководителям компании или заинтересованными лицами (смежными подразделениями, например). Это необходимо для того, чтобы на последующем этапе команды исходили из согласованной позиции.

В противном случае могут возникнуть критические отклонения и финальный документ не только не будет удовлетворять большинство заинтересованных лиц, но и не позволит быстро внести необходимые изменения.

Это ставит под угрозу весь процесс разработки стратегии. Будьте внимательны.

Не стоит относиться к этой встрече формально. В ней должны участвовать все заинтересованные лица:

  • руководитель компании (функции),
  • заместители,
  • члены рабочей группы,
  • руководитель проекта разработки стратегии,
  • сотрудники смежных подразделений или компаний-партнёров, которым результаты сессии могут быть важны.

Результаты оцениваются с точки зрения достижения цели, которая была определена в начале сессии. В идеале команда должна выполнить все задачи, но важнее то, что должна быть достигнута его цель.

Параметры, которые можно использовать для формальной оценки результатов сессии:

  • команда передала законченный продукт,
  • задачи стратегической сессии выполнены,
  • есть прогресс в разработке стратегии (% завершенности проекта),
  • понятность результатов работы для следующей сессии.

Таким образом, данная встреча оценивает результаты выполнения задач сессии и работу команды.

Заключительный обзор стратегической сессии (корректировка методологии)

Данная часть работы посвящается совершенно иным темам, чем предыдущая встреча. Несмотря на то, что она может проводится непосредственно после предыдущего совещания (и даже быть объединена с ним), она имеет цель посмотреть на сам метод разработки, в частности, на так называемый бэклог стратегии, который мы применяли в работе.

Как вы помните, мы используем типовой процесс разработки стратегии. Мы можем дополнить типовую схему данными из периодической системы стратегических элементов. И именно это совещание позволяет нам определить, насколько принятая ранее программа работы в рамках прошедшей стратегической сессии соответствует специфике компании, и нет ли необходимости заменить применяемый метод, сократить или дополнить его.

Результаты данного обсуждения влияют на весь последующий стратегический цикл компании. По результатам каждой стратегической сессии создается обновленный план, который будет использоваться в следующей итерации разработки, вернее, обновления стратегии.

Независимо от того, насколько хорошо работает рабочая группа, всегда есть возможность улучшить метод и адаптировать его к специфике компании.

Хорошая команда ищет возможности для улучшения, и для этого в методологии Strategium Space Scrum выделили специальное время, позволяющее остановиться и задуматься о том, как работает методология, что можно улучшить и как.

Данная работа – очень полезное мероприятие и не стоит к нему относится посредственно. Та схема разработки, которая приведена в данном курсе является типовой. Она может и должна быть адаптирована для каждой конкретной компании. Но сделать это можно только после того, как проведены работы в рамках типового проекта.

Стратегическая сессия как элемент системы управления

Компания рано или поздно перерастает типовой процесс разработки и начинает делать свою версию процесса стратегического управления. Планы проведения стратегических сессий объединённые нашей методологией разработки стратегии развития может стать элементарными кирпичиками для строительства современной системы управления.

Обычно практика управления складывается стихийно. Попытки зарегулировать внутренние управленческие процедуры с помощью регламентов редко бывают успешными. Это происходит из-за того, что регламенты не учитывают практику управления и создают процедуры с нуля.

Исправить это можно представленным в этом уроке способом. Сначала проводится стратегическая сессия по стандартной методологии. По результатам проведения вносятся изменения с учётом практики проведения. На основе скорректированной методологии создаётся регламент стратегического управления, который уже прошёл одну итерацию на практике.

Это значительно повышает шансы на успешное внедрение процесса стратегического управления. Выше упоминался специальный курс по внедрению. Мы рекомендуем проводить эту работу параллельно с разработкой стратегии.

В этом уроке мы изучили структурированный подход к проведению стратегической сессии, а также узнали, чем мы будем заниматься внутри одной из нескольких сессий, которые нам нужно будет провести для разработки полноценной стратегии.

До встречи на следующем уроке.

Дмитрий Рыцев ©Дмитрий Рыцев – автор является основателем проекта Strategium.Space и специализируется на стратегическом управлении в своей научной и деловой деятельности.

Если этот бесплатный урок вам понравился, то не забудьте поделиться с коллегами.

Вопросы и комментарии